Viele Digitalprojekte starten mit guter Stimmung und einer groben Idee: „Wir brauchen ein neues CRM“, „Der Shop muss neu“, „Wir wollen endlich unsere Prozesse digitalisieren.“ Nach ein paar Wochen sieht die Realität oft anders aus: Tickets werden umgeschrieben, Anforderungen ändern sich, Termine rutschen und das Budget wird knapp – ohne dass jemand bewusst „Schuld“ daran ist.
Die Ursache ist fast immer dieselbe: Alle haben ein anderes Bild im Kopf.
Die Geschäftsführung denkt in Zielen und Zahlen, die Fachbereiche in Prozessen, IT in Tickets, Lieferanten in Features. Ohne gemeinsame, testbare Grundlage wird jedes Meeting zur Neuinterpretation des Projekts.
Ein Pflichtenheft schafft genau diese gemeinsame Grundlage. In diesem Beitrag zeige ich, wie Sie in 10 Tagen zu einem Pflichtenheft kommen, das:
Ein Pflichtenheft ist eine testbare, anbieterneutrale Spezifikation für ein Digitalprojekt. Es beschreibt nicht nur „Was“ umgesetzt wird, sondern auch woran Sie erkennen, dass etwas „fertig“ ist.
Typische Bestandteile:
Wichtig:
Ein Pflichtenheft ist kein 150-seitiges Monsterdokument, sondern ein kompakter Bauplan, der Entscheidungen und Umsetzung ermöglicht – typischerweise im Bereich von 10–25 Seiten plus Visualisierungen/Anhänge.
Viele Unternehmen haben schlechte Erfahrungen mit „Konzeptphasen“ gemacht, die sich über Monate ziehen und am Ende weder für Geschäftsführung noch für IT wirklich brauchbar sind. Ein 10-Tage-Zeitfenster zwingt dazu, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren:
Das Ziel ist nicht, alle Details für die nächsten fünf Jahre zu definieren, sondern einen klaren, testbaren Scope für die erste Ausbaustufe (MVP) zu schaffen – mit genug Tiefe, um Fehler und Schleifen zu vermeiden.
Viele Digitalprojekte starten mit guter Stimmung und einer groben Idee: „Wir brauchen ein neues CRM“, „Der Shop muss neu“, „Wir wollen endlich unsere Prozesse digitalisieren.“ Nach ein paar Wochen sieht die Realität oft anders aus: Tickets werden umgeschrieben, Anforderungen ändern sich, Termine rutschen und das Budget wird knapp – ohne dass jemand bewusst „Schuld“ daran ist.
Die Ursache ist fast immer dieselbe: Alle haben ein anderes Bild im Kopf.
Die Geschäftsführung denkt in Zielen und Zahlen, die Fachbereiche in Prozessen, IT in Tickets, Lieferanten in Features. Ohne gemeinsame, testbare Grundlage wird jedes Meeting zur Neuinterpretation des Projekts.
Ein Pflichtenheft schafft genau diese gemeinsame Grundlage. In diesem Beitrag zeige ich, wie Sie in 10 Tagen zu einem Pflichtenheft kommen, das:
Hier geht es um echte Praxis:
Damit werden Schnittstellen robust – statt im Alltag mit „verlorenen Datensätzen“ und manuellen Nacharbeiten zu kämpfen.
Ein Pflichtenheft sollte auch festhalten:
So wird das System betriebsreif – nicht nur in der Demo schön.
Ausgangslage:
Leads kamen über Website, Messen und E-Mail. Vertrieb arbeitete mit Excel-Listen, jeder nutzte sein eigenes System. Es gab keine klare Sicht, wie viele Deals in welcher Phase steckten.
Mit Pflichtenheft:
Ergebnis:
Das anschließende Micro-MVP-Projekt konnte in 5 Wochen live gehen, alle Beteiligten wussten, was erwartet wird – statt ständig am Scope zu drehen.
Ausgangslage:
Wareneingänge wurden per Zettel erfasst, Fotos liefen über Messenger, Buchung im ERP erfolgte häufig „irgendwann später“. Differenzen waren an der Tagesordnung.
Mit Pflichtenheft:
Ergebnis:
Weniger Differenzen, schnellere Buchungen, deutlich weniger Rückfragen in Innendienst und Buchhaltung.
Die Kosten für ein Pflichtenheft hängen vom Umfang und der Komplexität der Systemlandschaft ab. Wichtiger als der exakte Betrag ist die Perspektive:
In vielen Fällen spart ein solides Pflichtenheft deutlich mehr Geld, als es kostet – allein durch weniger Schleifen, klarere Verträge und schnellere Go-Lives.
In der Praxis reichen oft 10–25 Seiten plus Diagramme und Beispielpayloads. Entscheidend ist, dass es verständlich, testbar und anbieterneutral ist – nicht die Seitenzahl.
Ja – dann in einer „Lite“-Variante: wenige Use Cases, reduzierte Tiefe, aber klare Akzeptanzkriterien. Schon das kann viele Schleifen ersparen.
„Oldschool“ wird es nur, wenn es als unflexible Bibel verstanden wird. In modernen Projekten ist ein Pflichtenheft ein lebendes Dokument, das vor allem den MVP-Scope und die Abnahme klar macht.
Ja. Ein gutes Pflichtenheft ist genau dafür gedacht: Fixpreis-fähige Angebote ermöglichen und Vergleiche erleichtern – bei eigenen Teams und externen Partnern.