Jahreswechsel-Checkliste: Systeme, Schnittstellen und Datenqualität sauber ins neue Jahr bringen
Kurzfassung
In 60 Sekunden
- Datenhoheit festlegen: Welches System ist Quelle der Wahrheit für welche Datenobjekte?
- Zugänge & Rechte prüfen: Rollen, API-Keys, Service-Accounts, Offboarding-Lücken schließen.
- Schnittstellen härten: Fehlerhandling (Retries), Idempotenz, Logging und Monitoring aktivieren.
- Datenqualität sichern: Dubletten, Pflichtfelder, Formate, Validierungsregeln und Ownership klären.
- Q1-Plan erstellen: 1 Kernprozess als Micro-MVP stabil live, danach schrittweise ausbauen.
Warum der Jahreswechsel der beste Zeitpunkt ist
- Stichtage und Jahresabschluss schaffen klare Daten-Snapshots und Verantwortlichkeiten.
- Viele Teams haben weniger parallele Change-Requests – ideal für kontrollierte Anpassungen.
- Fehlerquellen werden sichtbar: Dubletten, unklare Zuständigkeiten, „stille“ Integrationsfehler.
- Ein sauberer Start ins Q1 spart später Zeit, Nerven und Budget – vor allem in Wachstumsthemen.
Die Jahreswechsel-Checkliste
1) Systeme & Zugänge
- Service-Accounts dokumentiert (Name, Zweck, Rechte, Owner)?
- API-Keys/Secrets sicher gespeichert (kein Copy/Paste in Dokumente oder E-Mails)?
- Offboarding geprüft: ehemalige Mitarbeitende und Agenturen wirklich entfernt?
- Rollenmodell plausibel: wer darf lesen, ändern, freigeben, exportieren?
- Backups und Wiederherstellung getestet (nicht nur „aktiviert“)?
2) Datenqualität & Stammdaten
- Quelle der Wahrheit je Datenobjekt definiert (Kunde, Vertrag, Auftrag, Status, Dokument)?
- Dubletten-Check durchgeführt (Kunden, Firmen, Kontakte, Adressen)?
- Pflichtfelder und Formate vereinheitlicht (E-Mail, Telefonnummer, UID, Adresslogik)?
- Regeln für Änderungen klar (z. B. wer darf Stammdaten ändern, wann wird synchronisiert)?
- „Dirty Data“-Liste erstellt: welche Datensätze müssen bereinigt werden – und bis wann?
3) Schnittstellen & Automationen
- Welche Integrationen existieren wirklich (inkl. Zapier/Make/kleine Skripte)? Alles inventarisiert?
- Fehlerfälle definiert: Was passiert bei Timeout, API-Ausfall, ungültigen Daten?
- Retries + Reprocessing vorhanden (erneut senden, ohne doppelte Buchungen)?
- Idempotenz gelöst (keine Duplikate bei Wiederholungen/Mehrfach-Events)?
- Änderungen versioniert (API-Versionen, stabile Contracts, Testumgebung wenn möglich)?
4) Monitoring & Betrieb
- Gibt es ein zentrales Logging (auch für Integrationen)?
- Alerts definiert (z. B. Fehlerquote, Queue-Länge, Zeitverzug, fehlende Events)?
- Betriebsverantwortung klar: wer reagiert wann, und wie (SLA intern)?
- Regelmäßiger Health-Check fix eingeplant (z. B. monatlich 30 Minuten)?
5) Sicherheit, DSGVO & Nachvollziehbarkeit
- Personenbezogene Datenflüsse dokumentiert (welche Daten wohin, mit welchem Zweck)?
- Auftragsverarbeiter/Tools geprüft (Verträge, AVV, Datenstandorte, Löschkonzepte)?
- Protokollierung/Audit-Trail: wichtige Änderungen nachvollziehbar (wer, was, wann)?
- Berechtigungen minimiert (Least Privilege) – insbesondere bei Integrations-Accounts?
6) Dokumentation & Ownership
- Integrationslandkarte vorhanden (Systeme, Datenobjekte, führendes System, Flows)?
- Owner je Prozess und je Datenobjekt benannt (Fachbereich + Technik)?
- Change-Prozess vereinbart: wer entscheidet über neue Felder/Status/Regeln?
- „Single Source of Truth“ für Doku (kein Wildwuchs über fünf Ablagen)?
7) Q1-Prioritäten: Von „Aufräumen“ zu messbaren Ergebnissen
Nach dem Check ist die wichtigste Frage: Was bringt im Q1 den größten Effekt? Statt zehn Baustellen parallel ist ein guter Weg: einen Kernprozess stabil und messbar live bringen – und dann erweitern.
- Top 3 Prozesse identifizieren (Zeitfresser, Fehlerkosten, Abhängigkeiten).
- Einen Kernprozess auswählen und als Micro-MVP umsetzen (4–6 Wochen).
- KPIs definieren (Durchlaufzeit, Fehlerquote, manueller Aufwand, Transparenz).
- Danach: Erweiterung in klaren Modulen/Sprints, mit Demos und Akzeptanzkriterien.
Mini-Case: So entsteht Excel-Wildwuchs – und wie man ihn stoppt
Ein typisches Muster: Das ERP ist „richtig“ für Belege, das CRM ist „richtig“ für Vertriebsstatus, das DMS ist „richtig“ für Dokumente – aber niemand definiert, welches System bei Konflikten gewinnt. In der Praxis wird dann Excel zum Puffer: Status wird händisch abgeglichen, Dokumente werden nachgefordert, doppelte Datensätze entstehen.
Mit drei Regeln wird daraus wieder ein sauberer Prozess:
(1) Datenhoheit je Objekt, (2) definierte Fehlerwege (Fehlerliste statt stiller Ausfall), (3) Monitoring/Alerts.
So bleiben Prozesse stabil – auch wenn Systeme mal kurz nicht erreichbar sind.
Pragmatisches Vorgehen: Quick Check in 5 Schritten
- System- und Integrationsinventur: Welche Systeme und Automationen laufen wirklich?
- Datenhoheit festlegen: Quelle der Wahrheit je Datenobjekt, inklusive Konfliktregeln.
- Fehler- und Betriebsmodell definieren: Retries, Fehlerliste, Ownership, Alerts.
- Prioritätenplan erstellen: Top 3 Maßnahmen nach Impact und Aufwand.
- Umsetzung timeboxen (1–2 Wochen): Quick Wins sofort, danach Micro-MVP für den wichtigsten Kernprozess.
FAQ
Braucht es dafür gleich ein großes Projekt?
Nein. Oft reichen wenige Stunden, um die wichtigsten Risiken sichtbar zu machen und Quick Wins zu definieren. Entscheidend ist ein priorisierter Maßnahmenplan statt „alles auf einmal“.
Welche Systeme sind typischerweise betroffen?
Meistens eine Kombination aus ERP, CRM, DMS, E-Mail/Groupware (Outlook/Google) und einer oder mehreren individuellen Workflow-Apps oder Portale.
Wie schnell sind Ergebnisse sichtbar?
Quick Wins (z. B. Dublettenregeln, klare Datenhoheit, Alerts) können innerhalb von 1–2 Wochen Wirkung zeigen. Größere Verbesserungen entstehen, wenn ein Kernprozess als Micro-MVP stabil live geht.
Was ist der häufigste Fehler?
Schnittstellen zu bauen, ohne Fehlerfälle und Betrieb zu planen. Robustheit entsteht durch klare Regeln, Monitoring und Ownership – nicht durch „mehr Features“.
Quick Check anfragen
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Wenn Sie im Q1 Prozesse wirklich durchgängig digitalisieren möchten, lohnt sich ein kurzer, strukturierter Start: ein Quick Check, der Datenhoheit, Integrationen und Betrieb sauber aufsetzt – und daraus einen klaren Umsetzungsplan ableitet.
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